Kako nadzirati svoje zaposlenike

Učinkoviti menadžeri i vođe tima aktivno prate svoje zaposlenike na različite načine kako bi osigurali da su niski radnici brzo disciplinirani, a visoki izvođači nagrađeni. Nadgledanje zaposlenika također vam može pomoći u prepoznavanju područja na kojima zaposlenici gube vrijeme ili resurse tvrtke na privatne stvari. Pomoću pravog softvera možete blokirati web stranice koje nisu primjerene ili nisu primjenjive u poslovanju. Uspješno nadgledanje zaposlenika, bez izazivanja nepotrebnih trenja u uredu, trebao bi biti cilj bilo kojeg učinkovitog menadžera.

Definiranje očekivanja

Definiranje očekivanja
Izradite pisano objašnjenje svojih pravila. Vaša pravila će biti na snazi ​​samo ako su jasna objašnjenja u priručniku ili vodiču za zaposlenike. Ovaj bi vodič trebao biti lako dostupan svim zaposlenicima i definirati što su vaše politike i što će se poduzeti u slučaju da ih se ne poštuje. Za bilo koju politiku praćenja, kao što je nadzor interneta ili telefona, možda biste željeli objasniti i misaoni postupak koji je doveo do vaših pravila. Objašnjenje zašto to radite moglo bi pomoći u smanjenju nepovjerenja zaposlenika uzrokovanog nadgledanjem njihovih aktivnosti. [1]
  • Postavite jasna pravila o vremenu, naplativim satima (ako je primjenjivo), osobnim telefonskim pozivima i upotrebi osobnog interneta na poslu. Potaknite zaposlenike na pauze izvan radnog vremena kad je to prikladno.
Definiranje očekivanja
Provjerite jesu li zaposlenici svjesni tih pravila. Ako se bilo koja vrsta nadzora odvija izvan standardne prijave za napredak, primjerice ako koristite nadzor telefona ili interneta, trebali biste izravno obavijestiti svoje zaposlenike. Održajte sastanak ili pošaljite masovnu e-poštu kako biste objasnili promjene u pravilima praćenja i objasnili točno kada i kako će se podaci bilježiti, spremati i izbrisati.
  • U nekim državama, poput Connecticuta i Delawarea, zakonski ste dužni obavijestiti svoje zaposlenike o bilo kojem nadzoru putem interneta.
  • Čak i ako od vas nije potrebno da obavijestite svoje zaposlenike o nadzoru, može doći do povratne reakcije ako im ne kažete, a oni to sami otkriju. [2] X Izvor istraživanja
Definiranje očekivanja
Točno slijedite stegovne smjernice. Kad zaposlenik ne slijedi vaše politike, osigurajte da se poduzmu navedene disciplinske mjere za tu povredu. Obavezno jednako primjenjujte politike na sve zaposlenike. Budite jasni u svojim namjerama. Dokumentirajte disciplinske mjere i neka zaposlenik potpiše disciplinske planove. Ako ne slijedite ispravno ove smjernice, zaposlenici će vjerovati da se vaše pažljivo postavljene politike doista neće provesti.
Definiranje očekivanja
Držite se svojih politika unutar razloga. Nemojte se prijavljivati ​​prečesto ili provoditi pretjerano ograničavajuće internetske politike. Nosni šef može umanjiti moral i natjerati zaposlenike na nervozu. Usredotočite se na rezultate, a ne na proces. Ako zaposlenik proizvodi dobar posao i dobro radi u timu, nemojte previše raspravljati o pojedinostima. [3]
  • Dajte svom osoblju više razine slobode. Iako bi moglo biti prikladno dati privremenog ili administrativnog pomoćnika koji malo investira u vaše poslovanje računalo sa otvorenim prostorom koji možete nadzirati, osoblje više razine očekuje očekivanje povjerenja.
  • Sloboda da rade na svoj način vjerojatno će učiniti zaposlenike više razine produktivnijima, a ne manje.

Procjena produktivnosti

Procjena produktivnosti
Prijavite se svojim zaposlenicima. S vremena na vrijeme se neplanirano javite osoblju u njihovom uredu. Ako je zaposlenik često "odlazeći" s prozora kada ulazite ili spuštate telefon, možda ćete trebati izraziti zabrinutost. Gledanje zaposlenika osobno vam može također pomoći da ponudite konstruktivnu kritiku zbog njihovog rada. [4]
Procjena produktivnosti
Zatražite objašnjenje o tome što zaposlenik radi. Jedan jednostavan način da se zaposlenici obrate odgovornim jest redoviti razgovor s njima o tome kako im ide posao. Pitajte ih što su učinili od vašeg posljednjeg razgovora, postavljajući više pitanja i procjenjujući njihove odgovore kako se razgovor razvija. Zatražite detalje i opipljive dokaze o rezultatima. [5]
Procjena produktivnosti
Neka zaposlenici dokumentiraju svoj vlastiti rad. Neka vaš zaposlenik evidentira svoj napredak u zapisima o aktivnostima, popisima ili izvješćima o napretku. Međutim, izvješća ne bi smjela biti pretjerano opterećujuća ili "zauzeta", već bi trebala podsticati članove tima i upravu da ostanu u kontaktu i na istoj stranici. Nemojte se bojati tražiti dokaz o radu opisan u izvješću kada razgovarate sa zaposlenikom. [6]
Procjena produktivnosti
Procjena radova u tijeku. Ako se brinete o produktivnosti, zatražite konkretan dokaz o izvedbi koji je mjerljiv i vremenski ograničen. Ako je zaposlenik voditelj projekta, postavite prekretnice, ali također zatražite planove i rokove projekta. Prijavite se s drugim osobljem kako biste bili sigurni da svi članovi projektnog tima komuniciraju. Osobno pratite napredak dugoročnih projekata i procijenite njihovu točnost i cjelovitost.
  • Na primjer, možete nadgledati unose podataka za zaposlenika koji je dodijeljen za upravljanje bazom podataka. Mogli biste procijeniti pravovremenost unosa, njihovu točnost i pridržavanje smjernica tvrtke. [7] X Izvor istraživanja
Procjena produktivnosti
Pitajte druge o interakcijama zaposlenika. Pitajte dobavljače, kupce i druge zaposlenike o njihovim interakcijama s određenim zaposlenikom kako bi dobili sliku kako se taj zaposlenik ponaša. Međutim, potreban vam je način da povećate objektivnost ovih promatranja kako zaposlenici ne bi bili nepošteno zastupljeni. Kada tražite ove informacije, zatražite detalje o interakciji umjesto pojavljivanja. Zatražite opise interakcija umjesto procjena. I uvijek imajte otvoren um; nikad ne znate kada se zaposlenik lažno predstavlja. [8]

Nadgledanje mrežne aktivnosti

Nadgledanje mrežne aktivnosti
Odaberite softver za nadzor. Softver za nadgledanje može se postaviti na više načina. Prvo što treba uzeti u obzir je postavljanje cjelovitog sustava s poslužiteljem. To će uključivati ​​zaštitu od virusa i zlonamjernog softvera, a također nadgledanje zaposlenika. Ako nemate IT osoblje koje bi održavalo opremu, možete koristiti usluge temeljene na oblaku poput Trend Micro Business Security ili Symantec Cloud za dobivanje tih usluga. Te usluge nisu strašno skupe; očekivati ​​da će platiti oko 150 USD godišnje.
  • Ako samo pokušavate pratiti upotrebu weba za zaposlenike i blokirati neke web stranice, učinit će se jednostavniji softverski paket. Ova će usluga biti jeftinija i omogućiti vam praćenje i filtriranje web stranica, pregled pritiska tipki i snimanje snimaka zaslona. Na primjer, Interguard Sonar pruža ove usluge.
  • U nekim ćete slučajevima možda dobiti besplatne sustave za praćenje besplatno. Na primjer, ActivTrak nadzire mrežni promet sustava i izrađuje mjesečno izvješće za vas. [9] X Izvor istraživanja
Nadgledanje mrežne aktivnosti
Blokirajte štetna ili neprimjerena web mjesta. Poslodavci imaju pravo nadzirati web stranice koje njihovi zaposlenici posjećuju i blokirati web stranice za koje smatraju da su nevažne u poslovanju, neprimjerene ili potencijalno štetne. Uglavnom, poslodavci blokiraju određene web stranice kako bi bili sigurni da su zaposlenici produktivni, poput blokiranja Facebooka ili stranica za trgovanje dionicama koji ih ometaju, ili kako bi osigurali da zaposlenici ne maltretiraju suradnike ili vrše korporativnu špijunažu.
  • Poslodavci također mogu blokirati web lokacije za koje se smatra da su pornografske ili mržnje.
  • Neki paketi za praćenje omogućuju određena vremenska ograničenja za određene vrste web stranica, na primjer dopuštajući određeno vrijeme dnevno na web stranicama društvenih medija. [10] X Izvor istraživanja
  • Kad primijetite da vaši zaposlenici često posjećuju web lokaciju koja nije vezana za rad, blokirajte je, a zatim pošaljite e-poštu podsjećajući ih da su u radnom vremenu tvrtke. [11] X Izvor istraživanja
Nadgledanje mrežne aktivnosti
Pratite e-poštu. Nadgledanje e-pošte teže je opravdati za poslodavce. Prije čitanja bilo koje e-pošte zaposlenika, zaposlenike treba obavijestiti o pravilima koja omogućuje čitanje njihovih e-poruka. Uz to, poslodavcu je obično potreban razlog za sumnju koja ih je navela da čitaju e-poštu, poput dokumentiranog incidenta s tim zaposlenikom. Poslodavcima je također teško opravdati čitanje e-poruka ako su prvotno tvrdili da će poruke e-pošte biti povjerljive. [12]
Nadgledanje mrežne aktivnosti
Provjerite jeste li u skladu sa zakonom. Određene mjere praćenja mogu ometati pravo zaposlenika na privatnost. Prije instaliranja softvera za nadzor provjerite kod odvjetnika za zapošljavanje. Provjerite postoji li pisana dokumentacija na softveru koji su zaposlenici potpisali i da svi razumiju za što se softver služi. [13]

Uvođenje drugih vrsta nadzora

Uvođenje drugih vrsta nadzora
Snimite telefonske razgovore. Savezni zakon omogućava poslodavcima da prate telefonske razgovore zaposlenika. Međutim, to vrijedi samo za pozive u vezi s poslovanjem, poput onih s kupcima ili dobavljačima. Poslodavcu općenito nije dopušteno nadzirati osobne pozive te mora prestati snimati i nadzirati poziv kad shvati da je to osobni. Jedina iznimka od ovoga je ako su osobni telefonski pozivi izričito zabranjeni pravilima na radnom mjestu.
  • Snimanje i nadzor govornih mailova treba obaviti samo s opravdanjem, poput dokumentirane sumnje u nedolično ponašanje. [14] X Izvor istraživanja
  • Telefonski razgovori mogu se snimati pomoću telefonskih slavina ili elektroničkim sustavom snimanja. U nekim se slučajevima to može povezati s drugim softverom za praćenje.
Uvođenje drugih vrsta nadzora
Postavljanje video nadzora. Poduzeća obično koriste video nadzor kako bi obeshrabrile kupce od krađe proizvoda. No, neke tvrtke također koriste video nadzor kako bi osigurale da zaposlenici produktivno rade i ne krše poslovne politike. Praćenje zaposlenika na ovaj način može vam pružiti nepristrane dokaze o nedoličnom ponašanju zaposlenika i može ih motivirati na marljiviji rad. Međutim, stalni osjećaj promatranja može zaposlenicima činiti neugodnije i dovesti do pada morala. Iz tih razloga pažljivo razmislite o prednostima i nedostacima prije upotrebe video nadzora.
  • U mnogim državama video nadzor je pažljivo reguliran i državnim zakonom. Prije provođenja ove vrste nadzora provjerite u državnim zakonima.
  • Snimanje video snimaka koji obavljaju određene aktivnosti, poput korištenja toaleta ili presvlačenja, uvijek je protuzakonito i može rezultirati kaznenim kaznama. [15] X Izvor istraživanja
Uvođenje drugih vrsta nadzora
Pratite lokacije svojih zaposlenika. Određene aplikacije, poput Xora i TSheets-a omogućuju poslodavcima da prate kretanje zaposlenika putem svojih pametnih telefona. To se obično koristi za prijavu ili odjavu i legalno je ako zaposlenik daje suglasnost. Međutim, neki se zaposlenici prate 24/7 pomoću softvera, što bi im moglo dati pravnu osnovu da tuže svoje poslodavce zbog kršenja privatnosti. Ako provodite ovu vrstu pravila, posavjetujte se s odvjetnikom kako biste bili sigurni da to činite na zakonit način.
  • Tvrtke sa sjedištem u brodarstvu ili vožnji također mogu koristiti tragače u vozilima kako bi osigurali da vozači ostanu na ruti. To je uobičajena praksa i općenito je prihvatljiva. [16] X Izvor istraživanja
Ja vodim tim koji se sastoji od 4 člana. Koji alat za praćenje vremena biste preporučili?
Želio bih preporučiti WebWork tracker. Koristim ga za potrebe mog tima za praćenje već 7 mjeseci. Prilično je jednostavan za korištenje i ima mnogo korisnih značajki poput razine aktivnosti, snimke zaslona, ​​izvješća, fakture i tako dalje. Čak štoviše, pristupačniji je u odnosu na druge aplikacije.
Kako mogu raditi dnevna izvješća?
Možete isprobati sve-u-jedan softver za praćenje i upravljanje. Prikupit će sažetak dnevnog rada svakog zaposlenika i izvesti dnevno, tjedno ili mjesečno izvješće koje možete provjeriti ili preuzeti.
Tvrtka je izmislila politiku koju svako osoblje treba čuvati pri izlasku na teren ili izvan ureda i čuvati se kad se vrate. Kako se mogu nositi s tim problemom ako osoblje to odbije?
Teško je na to prisiliti svoje zaposlenike, pa zašto ne biste koristili neki drugi način da postignete svoju svrhu? Možete isprobati softver za praćenje. Može automatski snimiti vrijeme prijave i odjave na računalo, pa bi to trebalo biti vrijeme prijavljivanja i odjave. U suprotnom, možete zaprijetiti svojim zaposlenicima da im neće biti precizno plaćene ako ne koriste precizno sustav, ali morat ćete biti pripremljeni za njegovo provođenje. Obavezno postavite zakonski i pružite svojim zaposlenicima dovoljno vremena za prilagodbu.
gfotu.org © 2020