Kako biti voditelj ureda

Kao voditelj ureda, vi ćete biti odgovorni za sve aktivnosti, projekte i zaposlenike u vašem uredu. Ovo zahtijeva da posjedujete vrhunske vještine organizacije, vodstva i rješavanja problema, a velika je odgovornost koju to ne treba shvatiti olako. Srećom, uz pravo obrazovanje, iskustvo i znanje možete postati voditelj ureda i napredovati u svojoj poziciji.

Obavljanje dnevnih zadataka

Obavljanje dnevnih zadataka
Čuvajte ured. Kao rukovoditelj ureda odgovorni su čistoća i sigurnost ureda i vaših zaposlenika. To znači dobiti vanjsku tvrtku za održavanje koja redovno čisti ured ili rad s internim posadom za čišćenje kako bi stvari bile čiste. [1]
Obavljanje dnevnih zadataka
Odgovarajte na telefonske pozive i odgovarajte na e-poruke i glasovne poruke. Jedna od vaših glavnih odgovornosti upravitelja ureda bit će odgovaranje i odgovaranje na telefonske pozive kupaca i klijenata. To znači primati poruke i dostavljati ih odgovarajućim osobama u vašem uredu. To će također značiti odgovaranje na pitanja i rješavanje problema za ostatak vašeg osoblja u uredu. [2]
Obavljanje dnevnih zadataka
Zapošljavanje i zapošljavanje novih zaposlenika. Kao voditelj ureda, vaša je odgovornost intervjuirati i zaposliti nove zaposlenike. Ako to morate učiniti kao dio svojih odgovornosti, važno je da izgradite proces i da sve potrebne papire potpišete i popunite novim zaposlenicima. Također bi mogla biti dužnost voditelja ureda osposobiti nove zaposlenike i aklimatizirati ih u uredu. [3]
Obavljanje dnevnih zadataka
Održavajte proračun za ured. Možda ćete imati zadatak stvarati i održavati uredski proračun. To se može kretati od jednostavnih uredskih potrepština kao što su tinta, papir i olovke do složenijih troškova poput plaća, komunalnih usluga, opreme i novca za nadogradnju uredskog dizajna. [4] Razmislite o svim svojim potencijalnim troškovima tijekom cijele godine i smislite realnu procjenu koliko će sve koštati.
  • Možete tražiti da vidite proračune za prošlu godinu da biste shvatili od čega se treba sastojati.
Obavljanje dnevnih zadataka
Riješite pritužbe i komentare kupaca. Ako postoji ozbiljna pritužba kupca, možda ćete je morati riješiti. Kad dobijete povratne informacije od klijenata, također je važno da je komunicirate s drugim odjelima u vašem uredu kako bi oni mogli prilagoditi svoje poslovanje. Ako primijetite ponavljajuću žalbu, znajte da je to čest problem koji će možda trebati veće mjere, poput promjene u načinu na koji radite.
Obavljanje dnevnih zadataka
Stvorite hitne postupke i slijedite propise. Drugi način da osigurate sigurnost ureda jest osigurati da sve bude ispravno i da u vašem uredu nema opasnosti po zdravlje ili sigurnost. Ako ne postoje hitni postupci u slučaju nužde poput požara ili poplave, trebali biste surađivati ​​s upravom kako biste ih razvili. Možda ćete također dobiti zadatak obučiti zaposlenike o tome kako evakuirati zgradu i ostati u sigurnom slučaju u takvoj situaciji.

Izgradnja korisnih vještina

Izgradnja korisnih vještina
Razviti zvjezdanu komunikaciju. Da biste bili dobar uredski urednik, trebate razviti jasnu i sažetu pisanu i verbalnu komunikaciju u svom uredu. Kao vođa, ljudi će vas gledati kako bi postavili standarde za komunikaciju. Pazite da su sve vaše naredbe jasne i pokušajte biti što detaljniji kada ljudima dajete upute. [5]
  • Dobra komunikacija također znači biti jasni i sažeti u e-porukama. Izbjegavajte kratke ruke i budite detaljni u svojim porukama e-pošte.
  • Neusklađenost zaposlenika može stvoriti kaos i naštetiti produktivnosti vaših ureda. Uključite se kada zaposlenici imaju nesuglasice i riješite problem.
Izgradnja korisnih vještina
Biti u stanju prilagoditi se i imati više zadataka. Agilan i usmjeren na ciljeve pomoći će vam kao uredski voditelj. Često ćete biti uključeni u više odjela i istovremeno možete pridonijeti više projekata. Rolajte sa udarcima i budite spremni riješiti sve probleme na koje naiđe vaš tim. Kao voditelj ureda, morat ćete dovesti svoj tim do krajnjeg cilja, a to znači rješavanje eventualnih neočekivanih problema. [6]
  • Nemojte se zeznuti i frustrirati jer će to stvoriti raspoloženje za ostatak ureda.
  • Bavite se jednom po jednom i rješavajte probleme dok dolaze.
Izgradnja korisnih vještina
Ostanite organizirani. Važno je da svi projekti u koje sudjelujete ostanu odvojeni i organizirani jer ćete najvjerojatnije sudjelovati u više projekata istovremeno. Kao voditelj, ljudi će se oslanjati na vas da pravilno arhivirate informacije i upravljate njima na način koji je transparentan ostalim ljudima koji rade na projektu. Vodite dobru evidenciju, zabilježite sve što možete, vodite popise onoga što trebate učiniti i osigurajte da vaše osoblje ima pristup potrebnim informacijama. [7]
  • Svaki bi projekt trebao imati namjensku mapu i ponekad sadržavati podmape kako biste brzo i lako pristupili informacijama.
Izgradnja korisnih vještina
Imajte smiren, pozitivan stav. Dobar voditelj ureda miran je pod pritiskom i neprestano je izvor motivacije za svoje zaposlenike u uredu. Što je vaš stil upravljanja nestabilniji, ured će biti kaotičniji. Pridržavajte se profesionalnog ponašanja kada su u pitanju vaši zaposlenici i klijenti, i budite tu zbog zaposlenika kojima treba pomoć ili motivacija. [8]

Dobivanje prave edukacije i iskustva

Dobivanje prave edukacije i iskustva
Završite srednju školu ili steknite GED. Uobičajeno je da mjesta za rukovoditelje ureda zahtijevaju najmanje srednju stručnu spremu ili GED. Ako želite biti uredski voditelj, prvo upisite srednju školu ili pohađate tečaj da biste stekli GED. [9]
Dobivanje prave edukacije i iskustva
Steći viši stupanj. Ako želite poboljšati šanse za razmatranje, izdvojit će vas stručni suradnik ili prvostupnik poslovne administracije. Ako želite biti voditelj ureda u visoko specijaliziranoj ili tehničkoj industriji, prvostupnik ili magisterij iz te industrije uvelike će poboljšati vaše šanse za posao. [10]
Dobivanje prave edukacije i iskustva
Dobijte iskustvo radeći u uredu. Mnogi rukovoditelji ureda počinju kao administrativni ili uredski pomoćnici. Da biste poboljšali svoje šanse za kupnju posla upravitelja ureda, pokušajte steći iskustvo naručivanja zaliha, pomoći drugom administratoru ureda, pružanju usluga kupcima, održavanju objekata ili upravljanju timom. Ove će se vještine prenijeti na ulogu upravitelja ureda. [11]

Dobijanje posla

Dobijanje posla
Pozovite se s HR odjela za unapređenje uredskog menadžera. Ako već radite u uredu i postoji slobodno radno mjesto za voditelja ureda, trebali biste zakazati sastanak s osobom za odnose s javnošću i vidjeti možete li se prijaviti za posao. Neke bi tvrtke radije angažirale upravitelje ureda i to bi mogla biti prilika koja vam treba da uđete u vrata. [12]
Dobijanje posla
Potražite otvorena radna mjesta na internetu. Pogledajte popularne ploče za posao i tražite položaje upravitelja ureda. Pokušajte pronaći položaje u industrijama s kojima već imate iskustva kako biste povećali šanse za odlazak na posao. [13]
Dobijanje posla
Pošaljite svoju prijavu i nastavite. Vaš životopis treba istaknuti sve vaše profesionalne vještine i bilo koje tehničke, organizacijske ili administrativne vještine koje posjedujete. Iskustvo s održavanjem uredske opreme poput sustava baza podataka, računala, pisača i telefona dobro će doći.
  • Analitičke, financijske, organizacijske i upravljačke sposobnosti također su korisne za uredskog menadžera.
  • Razmislite o vremenima kada ste morali organizirati i upravljati ljudima u školskim projektima ako nemate profesionalno iskustvo.
Dobijanje posla
Idi na razgovore. Kada intervjuirate, vjerojatno će vas se pitati o rješenju sukoba, organizacijskim i financijskim sposobnostima. Budite spremni odgovoriti na sva primjenjiva pitanja koja bi vam mogla biti bačena i obavezno naglasite svoje administrativno znanje i vještinu. [14]
  • Ako obavljate razgovor za voditelja ureda u visoko tehničkom području poput medicine ili inženjerstva, budite spremni odgovoriti na sva tehnička pitanja koja će vam se usmjeriti.
Kako mogu dobro komunicirati?
Budite ljubazni. Govorite drugima s poštovanjem. Izgovorite svoje riječi i komunicirajte samopouzdano.
Ja sam novi upravitelj ureda. Prethodni menadžer bio je svačiji najbolji prijatelj tako da me ne vole i ne žele surađivati. Kako ih mogu osvojiti?
Samo vodite primjerom. Razumljivo je da mogu postojati početne predrasude jer ste novi zaposlenik, ali to će vremenom nestati sve dok ste dobar uredski menadžer.
Mogu li imati primjer podjele dužnosti?
Osoba koja zahtijeva kupnju robe ili usluga ne smije biti osoba koja odobrava kupnju.
Kako mogu prihvatiti nova pravila, znajući da su svi navikli raditi to na stari način?
Shvatite ta pravila i provodite ih na način da će osoblje razumjeti da su pravila za njihovo poboljšanje.
gfotu.org © 2020