Kako biti učinkovit i organiziran tajnik

Biti dobar tajnik znači biti spreman, učinkovit i dobro organiziran. Unaprjeđivanjem i usavršavanjem svojih komunikacijskih i organizacijskih vještina možete postati stručni tajnik i neizostavni dio tima koji će vaše zapošljavanje učiniti angažiranijim, sigurnijim i ugodnijim.

U pripremi

U pripremi
Biti na vrijeme. Dajte si dovoljno vremena za putovanje u ured i sastanke ili druge sastanke. Budite rano da biste sebi dali vremena za pripremu ili samo uhvatite se u glavi e-mailova ili drugih zadataka.
  • Pokušajte pratiti vrijeme koje vam treba da svaki dan dođete na posao da biste vidjeli što je pravi prosjek i prilagodite vremenski raspored. Dodajte vrijeme međuspremnika od 15 ili 20 minuta u bilo koje dano vrijeme, pa čak i testirajte koliko treba vremena da biste negdje stigli prije nego što prvi put tamo odlazite. [1] X Izvor istraživanja
U pripremi
Budite mentalno jasni. Odmarajte se kako bi vam um ostao oštar i razmišljao učinkovito. U jutro popite šalicu kave ili čaja ili kad god vam treba pojačanje. Napravite pauze i stanke kako biste povremeno reorganizirali svoj stol.
  • Ustanite od stola ili se odmorite od onoga što radite 17 minuta nakon svakih 52 minuta, jer studije pokazuju da to omogućava najbolju produktivnost. Odradite nekoliko jednostavnih vježbi, razgovarajte s kolegama ili se samo prošetajte uredom u tom vremenu. [2] X Izvor istraživanja
U pripremi
Znajte raspored. Upoznajte se s rasporedom šefa, sebe ili bilo kojeg drugog zaposlenika kojeg trebate pratiti na početku svakog dana. Povremeno pregledavajte raspored kako biste uštedjeli vrijeme prilikom dogovora i izbjegli dvostruku rezervaciju ili druge pogreške.
  • Držite rasporede i kalendare otvorenima i dostupnima za otvaranje na računalu ili telefonu na tren oka kako biste ih mogli konzultirati i odmah dodati sastanke.
U pripremi
Dođite na sastanke sa svim materijalima. Pokažite bilo koji sastanak spreman s materijalima i jasnim bilješkama s prethodnih sastanaka te uređajem ili bilježnicom za unos minuta i drugih bilješki s trenutnog sastanka. Pitajte svog šefa o bilo čemu što se tiče vaše uloge na sastanku, uključujući i posebne materijale poput obrazaca ili brošure za koje možete biti spremni uštedjeti vrijeme kasnije.
  • Pokušajte svim sudionicima uputiti dnevni red za nadolazeći sastanak, minute od posljednjeg sastanka ili bilo koji drugi relevantni materijal, prije ili večer prije. [3] X Izvor istraživanja
U pripremi
Razmislite o skraćenici. Saznajte više o različitim tipovima kratkih ruka i načinima kako ubrzati pisanje ako uzimate puno bilješki u ruke. [4] Krenite na kratki tečaj da biste naučili znakove i poboljšali svoju brzinu.
  • Ako ne vodite bilješke često ručno ili ne želite učiti stenografiju, napravite test za tipkanje. Postavite tajmer na minutu i pokušajte utipkati tipičnu e-poštu na telefonu, tabletu, tipkovnici prijenosnog računala i odvojenoj tipkovnici. Zatim izbrojite broj riječi koje ste upisali na svaki uređaj. Pridržavajte se uređaja s najvećim brojem riječi kada trebate voditi kratke bilješke.

Organiziranje

Organiziranje
Obvezujte se za popise i planere. Održavajte planer, kalendar i popis obveza i ažurirajte ih dosljedno. Držite ih na lako vidljivim i dosegnutim mjestima ili ih ima više koji se mogu sinkronizirati zajedno.
  • Ako dobro radite s olovkom i papirom, držite mali planer ili kalendar koji može stati u džep ili torbicu, tako da ga uvijek imate sa sobom. Držite olovku ako je moguće, tako da nikada ne morate loviti oko. Na stolu postavite određenu bilježnicu za popis obveza i prekrižite stvari dok idete.
  • Ako bolje funkcionirate s digitalnom organizacijom, koristite kalendar i podsjetnik na vašem telefonu da biste zakazali sastanke i primali obavijesti o njima. Pokušajte s aplikacijama kao što su Wunderlist ili Todoist da biste upravljali svojim zadacima. [5] X Izvor istraživanja
Organiziranje
Sinkronizirajte svoje podatke. Obavezno sa sobom uvijek imate bilješke i druge materijale sinkronizirajući kalendare, popise i datoteke na svim svojim uređajima, što može imati svaka moderna aplikacija.
  • Dijelite zadatke, dokumente i bilješke s drugim tajnicima, šefom ili drugim zaposlenicima pomoću softvera za upravljanje projektima kao što su Basecamp ili Trello. [6] X Izvor istraživanja
  • Dijelite dokumente i proračunske tablice s Google dokumentima i koristite programe kao što su Dropbox ili Hightail za slanje datoteka. [7] X Izvor istraživanja
Organiziranje
Boja-sve. Postavljanje sustava kodiranja u boji kako biste pomogli kategorizirati sve svoje materijale na prvi pogled. Dodijelite boju svakom projektu, danu, zaposleniku ili bilo kojem drugom načinu koji želite odrediti svoj rad. Za označavanje datoteka, ladica i bilježnica upotrijebite označivače i obojene jezičke ili naljepnice kako biste lako pronašli prave informacije.
  • Mnoge web i mobilne aplikacije za e-poštu, kalendare i popise omogućuju vam da svakoj stavci dodijelite boju.
Organiziranje
Očistite pristiglu poštu. Neka vam je pretinac pošte primljen čistim i važnim informacijama lako dostupnim tako što ćete ih odmah unijeti u mapu, označite ih ili označite kao nepročitane ako se morate vratiti njoj ili ih arhivirajte ili izbrišite ako ste sigurni da vam više nisu potrebne to.
  • Pokušajte napraviti mape za svaku godinu, tromjesečje ili mjesec ili ih označite prema projektu, zaposleniku ili vrsti. Pokušajte odmah odgovoriti, izbrisati ili zabilježiti podatke e-pošte negdje drugdje. Postavite rasporede za sebe, kao što su do kraja dana svu e-poštu podnesenu u odgovarajuće mape i do kraja tjedna očistite i riješite sve što vam ostane u pristigloj pošti. [8] X Izvor istraživanja
Organiziranje
Budite dosljedni. Držite materijale iste vrste na određenom mjestu i označite bilježnice i mape određenim projektima. Na primjer, imajte određenu bilježnicu za bilješke telefona, koja uvijek ostaje uz telefon, tako da nikad ne unesete nečije ime i broj na ubrus. Bilješke o sastancima držite na zasebnom mjestu od ostalih bilješki kako se informacije kasnije ne bi miješale i nije ih teško pronaći.
Organiziranje
Uštedite papir i vrijeme. Izbjegavajte ispis kako biste uštedjeli papir i odlučite se za online obrasce ili druge dokumente kako biste mogli uštedjeti vrijeme i resurse. Popunite obrasce, ako je moguće. Skenirajte i spremite kopije datoteka sa papirom kako bi uvijek bile dostupne i ne bi se oštetile ili izgubile. Kružite digitalnim datotekama, podsjetnicima, podsjetnicima i dnevnim redima umjesto verzijama na papiru kad god je to moguće.
Organiziranje
Nabavite zalihe. Nikada vam ne ponestanite važne materijale koje koristite za organiziranje, poput bilježnica, olovaka, omotnica i markica kupnjom ili obavještavanjem rukovoditelja / kupca ureda kada ste na zadnjoj kutiji ili spremniku nečega, a ne jednom kada ih svi nestanu. Naručite zalihe skupno od tvrtke poput Quill-a kako biste uštedjeli novac i izbjegli da vam tako brzo nestane.
  • Držite zalihe organizirane za radnim stolom ili radnim prostorom. Za lako razvrstavanje koristite spremnike, ladice, mape datoteka i ostale spremnike koji su svi označeni ili obojeni.

Učinkovito komuniciranje

Učinkovito komuniciranje
Držite se skripti. Uštedite vrijeme i energiju izradom jednostavnog jezika za ponovnu upotrebu korespondencije koju često ponavljate. Imajte na raspolaganju nekoliko skripti za različite situacije poput e-pošte, priopćenja za javnost ili telefonskih poziva koje možete kopirati, lijepiti i lako uređivati ​​prema specifičnom scenariju.
Učinkovito komuniciranje
Budite pažljiv tko bilježi bilješke. Zabilježite bilješke na telefonu, prijenosnom računalu ili bilježnici za svaki sastanak, telefonsku poruku ili neki drugi važan razgovor. Stavite ili premjestite ove bilješke u posebno označene fizičke ili elektroničke mape kako biste ih kasnije mogli uputiti i imati zapise verbalne komunikacije koje ćete zaboraviti tijekom napornog dana.
Učinkovito komuniciranje
Budite efikasni i prijateljski na telefonu. Prakticirajte svoj pozdrav i druge važne ili uobičajene informacije koje trebate reći telefonom. Imajte popis telefonskih dodataka za svoj ured ispred sebe i poradite na tome da ih sačuvate u memoriji kako biste mogli brzo prenijeti pozive.
  • Upoznajte posebne značajke vašeg uredskog telefona, kao što je slanje nekoga izravno na glasovnu poštu zaposlenika ili dodavanje ljudi u konferencijski poziv kako biste uštedjeli vrijeme i izbjegli tehničke poteškoće.
Učinkovito komuniciranje
Provjerite svoju gramatiku. Pobrinite se da svaki oblik pisane komunikacije koju pošaljete provjeri pravopis i nema gramatičkih i interpunkcijskih pogrešaka. Provedite dodatnih nekoliko minuta za čitanje e-poruka, dnevnog reda i druge prepiske da biste provjerili je li sve ispravno i uštedite kasnije vrijeme i neugodno je što morate izdati ispravke ili odgovoriti na e-poruke od zbunjenih primatelja.
  • Uključite provjeru pravopisa u programima koje koristite za dokumente, proračunske tablice i e-poštu. Uključite ovu značajku i u preglednik da biste zabilježili pogreške prilikom tipkanja na web stranici, posebno prilikom objavljivanja na web lokaciji tvrtke, računima društvenih medija ili na drugim službenim platformama.
Učinkovito komuniciranje
Neka e-mail i glasovna pošta budu kratki i slatki. Navedite svoju svrhu za pozivanje ili slanje e-pošte u što je moguće manje riječi. Pitajte izravno pitanja i po potrebi ponovite svoje ime, tvrtku, telefonski broj i e-poštu. Osigurajte vrijeme za koje očekujete ili se nadate da ćete im se javiti kako biste se mogli efikasnije baviti komunikacijom.
Učinkovito komuniciranje
Potvrdite obveze i vremena. Obavezno se nalazite na istoj stranici i dodajte podsjetnike pozivom ili slanjem e-pošte dan prije ili dan prije kako biste potvrdili sastanke i druge važne angažmane. Vratite se u kontakt s ljudima s kojima se niste čuli slanjem pristojnih i jezgrovitih e-poruka ili telefonskih poruka kako biste ih podsjetili da čekate odgovor.
Kako mogu bez više zadataka?
Ljudi nisu izgrađeni za obavljanje više zadataka, ali ako postavite prioritete zadacima, moći ćete učinkovito obavljati posao.
Kako se sjećam svoje bilješke?
Uvijek koristite istu bilježnicu ili knjigu i ne skačite u drugu bilježnicu osim ako je ona koju koristite nije puna. Imajući istu bilježnicu, možete povući ostale bilješke i podsjetiti se što trebate učiniti. Pregledajte bilješke tijekom dana da bi njihov sadržaj bio svjež.
Koji je najbolji način da vodim bilješke o dnevnim obavezama i porukama ako radim dva različita posla?
Možete pokušati kupiti bilježnicu s više predmeta ili ih označiti na svom telefonu, tabletu ili bilježnici računala.
Što da kažem kad nemam odgovor?
Možete pokušati ispričati se i javiti osobi da niste sigurni, ali možete pitati nekoga od svojih kolega.
Kako se mogu nositi s pozivateljem koji je ljut na telefon?
Odgovorite što mirnije i lijepo i izvinite se zbog svega što vas uznemirava.
Kako se nosim s kooperanom koji nije suradnik?
Pitajte ih kako se osjećaju i postoji li nešto što im možete pomoći. Pokušajte ih smiriti govoreći s njima mirno, ali odlučno, kako biste pokazali da mislite na posao, ali da vam je lijepo zbog toga. Ako i dalje ne sarađuju, pojasnite posljedice njihovog nestanka, poput "otpuštate tim", "dobit ćete crnu oznaku na svom snimanju" ili "nećete biti dio bonus / izlazak u ured / dobivanje vašeg imena kao sudjelovanja, itd. "
Trebam li vještine ili određene zahtjeve kad dolazim iz srednje škole da bih bio učinkovit tajnik?
Kako mogu donijeti nešto za stol kao tajnika?
gfotu.org © 2020